Het personeelsdossier

Het personeelsdossier

Bedrijven of organisaties met personeel zijn volgens de wet verplicht om een personeelsadministratie bij te houden. Het woord “personeelsdossier” klinkt voor veel werkgevers altijd als een enorme klus. Nu is het ook zo dat een personeelsdossier vaak meer is dan twee kantjes, maar als u het als werkgever bijhoudt of volgens een systeem te werk gaat, dan valt het reuze mee. Het is echter niet vaak duidelijk voor werkgevers die een personeelsdossier moeten maken wat er precies in moet staan en hoe je deze opbouwt.

Elke werknemer in uw organisatie dient een personeelsdossier te hebben, maar wat staat er precies in zo’n dossier? Ten eerste wordt er in een personeelsdossier het functioneren van de desbetreffende werknemer bijgehouden. Een reden om het functioneren van uw werknemers bij te houden is bijvoorbeeld zodat de ontwikkelingen omtrent uw werknemers duidelijk in kaart worden gebracht. Een andere reden om het functioneren bij te houden is dat u bij mogelijk ontslag van uw werknemers ergens op kunt terugvallen. Ten tweede worden de administratieve en fiscale gegevens van de werknemers bijgehouden in het personeelsdossier. Om extra duidelijk te zijn volgt hier een opsomming met de gegevens die sowieso in het personeelsdossier dienen te staan: persoonlijke gegevens, contracten & arbeidsvoorwaarden, functioneren & ontwikkelingen, ziekteverzuim, diversen & bijzonderheden.

Hoe bouw je een personeelsdossier op? Het is belangrijk om te weten dat u in het personeelsdossier niks mag melden over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd. Het is ook verboden om medische informatie over de werknemer op te nemen in het personeelsdossier.

Stappenplan personeelsdossier:
Stap 1. Bepaal of je een meldingsplicht hebt
Stap 2. Controleer welke gegevens je mag vastleggen
Stap 3. Maak het personeelsdossier aan
Stap 4. Zorg voor voldoende beveiliging
Stap 5. Informeer werknemers over het personeelsdossier
Stap 6. Blijf het personeelsdossier consequent vullen
Stap 7. Geef de mogelijkheid tot inzage en correctie
Stap 8. Schoon het personeelsdossier op

Een personeelsdossier kan op twee manieren worden bijgehouden. Ten eerste is er een mogelijkheid om dit op papier te doen, maar zoals u wellicht al uit voorgenoemde op heeft kunnen maken telt een personeelsdossier vele pagina’s. Ten tweede bestaat er natuurlijk de mogelijkheid om het personeelsdossier digitaal bij te houden, dit is ook aan te raden.

Mocht u willen weten wat een personeelsdossier uw organisatie kan opleveren of heeft u nog vragen over dit onderwerp dan mag u altijd geheel vrijblijvend contact met ons opnemen.
 

© FID Plus, Website door: EdisoGa naar boven

Vertel mij meer!

Laat je telefoonnummer achter en wij bellen je over dit onderwerp geheel vrijblijvend terug

Zo zijn we bereikbaar